Grip op declaratie op cliëntniveau

Ten behoeve van de declaratie van AWBZ-zorg op cliëntniveau is een landelijke berichtenstandaard ontwikkeld en verplicht gesteld. Naar het declaratiebericht in deze standaard (er is ook een retourbericht) wordt vaak verwezen aan de hand van de Vektis code voor dit bericht: ‘AW319'. In deze berichtenstandaard staat beschreven welke gegevens onderdeel uit moeten maken van een declaratie. Dit zijn niet alleen de voor de hand liggende gegevens als de te declareren prestatie en het aantal prestaties, maar ook gegevens over de zorgtoewijzing op basis waarvan de zorgaanbieder de zorg mag declareren. Voor iedere prestatie die op cliëntniveau gedeclareerd wordt, moet de zorgaanbieder beschikken over een passende zorgtoewijzing van het zorgkantoor. Een zorgtoewijzing is niet alleen passend als deze geldig is, maar ook moet de soort zorg (functie of ZZP) en de omvang van de gedeclareerde zorg passen binnen de toegewezen zorg. Het niet beschikken over een passende zorgtoewijzing leidt direct tot afkeuring en dus onvolledigheid van de declaratie. De kwaliteit van het AW319 declaratiebericht is dus sterk afhankelijk van de kwaliteit van de administratieve processen die te maken hebben met het AZR-berichtenverkeer, aangezien in die processen gezorgd moet worden voor een passende zorgtoewijzing.

Regels t.a.v. het hebben van een passende zorgtoewijzing zijn voorbeelden van een groot aantal bedrijfs- en controleregels die gekoppeld zijn aan het AW319 declaratiebericht. Het is voor zorgaanbieders van belang om deze al vroeg in de administratieve processen uit te voeren om uitval aan de achterkant (de declaratie) te voorkomen. Tussen het moment van leveren van een prestatie en de terugkoppeling op de declaratie van deze prestatie zit in een uiterst geval twee maanden. Het met terugwerkende kracht corrigeren van eventuele afgekeurde declaraties, bijvoorbeeld door het alsnog bemachtigen van een passende zorgtoewijzing, kan dan een lastige klus worden.