Implementeren zorgregistratie en ECD

Bijna alle VVT basisapplicaties kennen meerdere onderdelen, ook wel modulen genoemd. De twee hoofdonderdelen die overal wel onderscheiden kunnen worden zijn: basisregistratie ( zorgregistratie, CAK, AZR, AW319, facturering) en het dossier ( ECD). Voor veel van onze klanten bieden wij hulp bij zowel de invoering van beide  basisonderdelen als bij het onderhoud (beheer) daarvan. Onderstaand staan we stil bij de invoering van de basisonderdelen voor de registratie voor zowel intra- als extramurale zorg.

Afhankelijk van de situatie die bij een zorgaanbieder geldt, maken we samen met onze klant een aanpak en een planning. Natuurlijk kijken we hierbij naar hoe een organisatie wil werken. Welk gedachtengoed hanteert men daarbij? Welke manier van (aan)sturing? Hoe zien werkprocessen er uit? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Hoe groot is de organisatie? Aantal cliënten, locaties, medewerkers, teams?

Vaak leveren wij vanuit Infozorg een inhoudelijk deskundig projectleider. Deze projectleider kent door onze jarenlange ervaring zowel de bedrijfsprocessen als de applicaties. Onze projectleider heeft al diverse projecten uitgevoerd in diverse rollen. Daarnaast leveren wij vaak ook uitvoerende ondersteuning op het gebied van procesbeheer (hoe gaan processen lopen, welke werkwijzen hanteren we, welke werkinstructies, welke regionale indeling, welke organisatorische eenheden ( OE's), welke kostenplaatsen?) als op het gebied van de inrichting van de applicaties. Hoe kan de applicatie het beste aansluiten op de wensen van de organisatie? Hoe kan de applicatie het beste een proces ondersteunen? Hoe moet of kan dat proces dan ingericht worden? En dit alles met aan onze kant de overtuiging van een continue wisselwerking tussen processen en applicaties.

Een implementatie kan de hele applicatie betreffen, maak ook alleen specifieke aanvullende onderdelen van de applicatie. Denk bijvoorbeeld aan planning en/of roostering.

Vertrekpunt voor het maken van het plan van aanpak zijn de werkprocessen en bijbehorende organisatie. Zijn deze overal eenduidig bekend? Zijn er nog onderdelen van de organisatie (bijvoorbeeld vanwege een fusie die net is doorlopen) die geheel anders werken? Zijn er functies en rollen in de processen onderkend waarvan de zorgorganisatie vindt dat deze anders moeten worden geformuleerd, anders omschreven, andere taakomschrijvingen moeten gaan kennen?

Soms is het zo dat ook deze processen op de schop gaan, dan maakt dit een implementatie omvangrijker. Soms moet er hetzelfde gewerkt blijven worden, maar zal dit toch betekenen dat er op onderdelen net weer anders gewerkt moet worden dan in de oude applicatie.