Informatiestrategie

Bij het kiezen van een informatiestrategie gaat het om het vertalen van ontwikkelingen in de bedrijfsprocessen en de omgeving van de organisatie en de technologie, naar een visie op de inhoud van de  informatievoorziening in de toekomst. Hierbij zijn de volgende 5 stappen aan de orde:

1. Bepalen bedrijfsprocesontwikkelingen

Dit proces brengt de ontwikkelingen in kaart die zich op langere termijn voordoen in de organisatie en de bedrijfsprocessen. Hierbij moet gedacht worden aan wijzigingen op het gebied van financiën, producten die gebruikt worden, procesinrichting, personele invulling en dergelijke. De in kaart gebrachte ontwikkelingen worden geanalyseerd en vertaald naar gevolgen voor de informatievoorziening. De onderkende gevolgen voor de informatievoorziening op langere termijn dienen als input voor het uiteindelijk opstellen  van het informatiebeleid.

2. Bepalen ketenontwikkelingen

Bij het proces bepalen ketenontwikkelingen is de focus gericht op informatievoorziening over meerdere organisaties heen en op de informatie-uitwisseling met andere organisaties. Beoordeeld wordt wat de consequenties zijn voor de eigen informatievoorziening als gevolg van de uitwisseling met andere organisaties en wijzigingen in de informatievoorziening bij de ketenpartners. Het doel van dit proces is om op langere termijn de eigen bedrijfsprocessen blijvend aan te laten sluiten op de omgeving door een effectieve en efficiënte uitwisseling van de informatievoorziening met de ketenpartners.

3. Bepalen technologieontwikkelingen

Het proces bepalen technologieontwikkelingen bepaalt of er technologische ontwikkelingen plaatsvinden die vanuit het bedrijfsperspectief impact kunnen hebben op de organisatie en de informatievoorziening. Hoewel de focus van functioneel beheer ligt op de behoeften vanuit het bedrijfsproces (vraagkant) is het toch ook belangrijk om inzicht te hebben in technologische ontwikkelingen (aanbodkant). Nieuwe mogelijkheden die geboden worden door nieuwe technologie, uitfasering door de leverancier van in de organisatie gebruikte technologie of hoge kosten van een bepaalde technologie kunnen grote gevolgen hebben voor de informatievoorziening.

4. Informatielifecyclemanagement

Doelstelling van het proces informatielifecyclemanagement is het opstellen van een strategie voor de informatievoorziening. Voor de onderkende informatiedomeinen (vaak zijn deze gekoppeld aan bedrijfsprocessen) wordt vastgesteld wat in de toekomst de mogelijkheden zijn voor beheer, onderhoud en vernieuwing en waaraan behoefte bestaat. Bij de behoeftebepaling wordt aan de ene kant rekening gehouden met de ontwikkelingen op langere termijn op het vlak van de bedrijfsprocessen, de omgeving van de organisatie en de technologie. Aan de andere kant wordt rekening gehouden met de huidige staat van de informatievoorziening en daarbinnen bestaande structurele knelpunten en problemen.

5. Informatieportfoliomanagement

Het proces informatieportfoliomanagement zorgt voor een overkoepelende afstemming van en uniformiteit over het geheel van de informatievoorziening in de gehele organisatie. Een belangrijk onderwerp hierbij is de structuur van de informatievoorziening. Hierbij wordt aangegeven op welke wijze de informatievoorziening wordt opgedeeld en wat de samenhang is tussen de verschillende onderdelen. Verder wordt bij informatieportfoliomanagement aandacht besteed aan het totaal van alle gewenste en voorgenomen veranderingen en oplossingsmogelijkheden voor de gehele informatievoorziening. Op een overkoepelend niveau worden alle veranderingen afgestemd en wordt in de toekomst een optimale aansluiting tussen de bedrijfsprocessen en de informatievoorziening gerealiseerd. Tenslotte wordt bij informatieportfoliomanagement gedefinieerd welke afspraken gemaakt worden over de inzet van ICT-hulpmiddelen.