Inrichten van de organisatie

Bij het inrichten van de organisatie van de informatievoorziening (ook wel: het inrichten van de IV-functie) gaat het om het afstemmen van de communicatie, sturing, structurering en werkwijze van alle partijen die betrokken zijn bij de besluitvorming over de informatievoorziening. Hierbij zijn 4 processen van belang:

1. Ketenpartnersmanagement

Informatie-uitwisseling tussen organisaties is vaak een absolute voorwaarde voor die organisaties. Ketenpartnersmanagement maakt het mogelijk dat tussen verschillende organisaties informatie-uitwisseling plaatsvindt. Hiertoe worden samenwerkingen op het gebied van informatievoorziening gedefinieerd en onderhouden. Vaak ontbreekt in ketens waarin informatie-uitwisseling plaatsvindt een centrale sturing op de keten. Het succes van de keten is daarmee afhankelijk van de wil tot samenwerking bij iedere autonome partij. In ieder geval zijn goede afspraken nodig tussen de verschillende partijen binnen de uitwisselingsketen om de verschillende invloeden op de informatieketen beheerst te laten verlopen.

Een speciale vorm van een keten is informatie-uitwisseling met instanties die door wet- en regelgeving wordt opgelegd. Hierbij is geen sprake van het op uitwisseling aangewezen zijn voor het kunnen uitvoeren van de bedrijfsprocessen. Er is dan ook geen keten op basis van vrijwilligheid, maar er is gedwongen ketenvorming. Toch is het ook in een dergelijke situatie nuttig om beleid te hebben dat aangeeft hoe de organisatie met dergelijke uitwisseling om wil gaan.

2. Relatiemanagement gebruikersorganisatie

Doel van het proces relatiemanagement gebruikersorganisatie is het vormgeven en bewaken van de consistentie, de samenhang en communicatie tussen de IV-functie en de gebruikersorganisatie. Ontwikkelingen in de besturingsvorm van de gebruikersorganisatie worden gevolgd en vertaald naar een passende inrichting van en verantwoordelijkheden in de sturing van de informatievoorziening. Daarnaast worden de communicatiekanalen tussen gebruikersorganisatie en functioneel- beheerorganisatie vormgegeven. Belangrijke aspecten waaraan aandacht wordt besteed zijn de formele structuur van de gebruikersorganisatie en de -al dan niet formele- beslissingsbevoegdheden van de gebruikersorganisatie. De structuur en beslissingsbevoegdheden bij het functioneel beheer zullen hierop afgestemd moeten zijn.

3. Leveranciersmanagement

In het proces leveranciersmanagement wordt bepaald welke ICT-leveranciers het meest geschikt zijn om de voor de informatievoorziening benodigde middelen en kennis in te brengen. Daarnaast wordt in dit proces bepaald welke rol en verantwoordelijkheden de gekozen ICT-leveranciers moeten hebben. Afspraken hierover met de leveranciers worden gemaakt en bewaakt in het proces leveranciersmanagement. Deze afspraken over leveranciersgerelateerde onderwerpen vormen de kaders voor de afspraken over dienstgerelateerde onderwerpen die worden gemanaged in het proces  contractmanagement. Voorbeelden van afspraken in leveranciersmanagement zijn mantelovereenkomsten en outsourcingscontracten.

4. Strategie inrichting IV-functie

Doel van het proces strategie inrichting IV-functie is het vormgeven van de gewenste inrichting van de functie die de informatievoorziening regelt in de organisatie. Bij het vormgeven wordt aandacht besteed aan de organisatievorm, verantwoordelijkheden, uitvoering en samenwerking tussen de verschillende organisatieonderdelen die betrokken zijn bij functioneel beheer.

Functioneel beheer wordt doorgaans op meerdere plaatsen en ook op verschillende niveaus in een organisatie uitgevoerd. In het proces strategie inrichting IV-functie wordt een consistente, eenduidige en coherente manier van werken binnen het totale functioneel- beheerdomein geborgd.