Implementatie roosteren

Een klant van ons had twee verschillende roosterapplicaties in gebruik binnen haar intramurale afdelingen, naast ook nog handmatige roosteraars. Daarnaast plande deze organisatie voor de extramurale zorg handmatig. De eerste stap die we gezamenlijk formuleerden, was om te zorgen dat binnen de bestaande werkwijze voor intramuraal overgegaan werd naar eenzelfde roosterapplicatie. Dit vanwege het feit dat er al erg veel ingrijpende projecten liepen, waardoor een totale aanpak m.b.t. het vraagstuk van capaciteitsbeheer nog niet aan de orde kon komen.

Pas wanneer iedereen met eenzelfde applicatie aan het werk was -ook alle teams die nu nog zonder applicatie werkten- zou nog ingrijpender naar capaciteitsbeheer worden gekeken. Het overgaan naar één applicatie -zonder de werkwijze grondig te veranderen- was al een behoorlijke klus. Alle roostercodes moesten bijvoorbeeld geanalyseerd worden. Dat leverde veel stof tot discussie. Dit leidde tot een advies voor de definitieve nieuwe roostercodelijst, die vervolgens is ingevoerd.

Binnen een pilot is de voorgestelde werkwijze uitvoerig getest. Bijstellingen hebben plaatsgevonden, aanvullingen zijn gemaakt. Op onderdelen zijn de roosterwerkwijzen natuurlijk wel degelijk aangepast, maar alles binnen de marge van wat wel en niet grondig aangepakt kon worden. De rollen van roosteraars zijn opnieuw vastgesteld.

Er zijn trainingen gegeven en er zijn examens afgenomen. Alleen de gebruikers die voor het examen zijn geslaagd, kregen toegang tot het roostersysteem.

Wij hebben ondersteuning geboden binnen de projectgroep bij alle onderdelen van dit traject. Zowel in de rol van projectleider, als in de rol van proces- en functioneel applicatiebeheer. We hebben samen met de projectgroepleden van de klant de inrichting van processen en de applicatie verzorgd, trainingen gegeven, ondersteuning geboden, examens afgelegd en de voortgang besproken in de stuurgroep.