Ons: Tips en advies i.v.m. Coronavirus

Vragen

Vragen die leven zijn onder andere:

• Hoe registreren we de uren/dagdelen die we mislopen die we nu niet kunnen declareren? In kader van verantwoording richting NZA, zorgkantoren, gemeenten en andere ketenpartijen achteraf.
• Welke spelregels zijn er over het anders organiseren van de zorg?
• Hoe gaan we om met de uren die medewerkers hierdoor mislopen? Wellicht komen medewerkers hierdoor qua uren in de min, zonder dat ze hier zelf invloed op hebben.
• Hoe houden we in beeld wie er bij ons (mogelijk) besmet is met Corona? Zowel cliënten als medewerkers.
• Hoe kan ik nog slimmer kijken naar de flexibele inzet van medewerkers en hebben we bv alle reeds ingeplande vakanties in beeld?

In dit document verzamelen we alle tips en adviezen voor het gebruik van Ons in het kader van het Coronavirus.

Saar

Wij verwachten snel aanvullingen op onze tips. Daarom hebben wij deze tips en ons advies ook in Saar bibliotheek (Saar bieb) geplaatst. Hierin vind je (de komende tijd) niet alleen advies over Ons, maar ook over allerlei andere applicaties die wij ook ondersteunen. Zo kunnen we meer in detail en effectiever helpen. Updates van onze tips vinden alleen in Saar plaats en niet op deze pagina.

Kan je nog niet in Saar? Laat het ons weten en vul dit formulier in, dan verzorgen wij snel toegang.

Nedap en NZa

Nedap heeft een eigen pagina aan dit onderwerp gewijd. Dit geldt ook voor de NZa.

Te beginnen bij de beleidsregels - NZa ....

De NZa versoepelt deze weken de beleidsregels om in deze tijd goede en passende zorg te leveren. Een aantal handige links m.b.t. wet en regelgeving:

- Algemene en zorgspecifieke vragen coronavirus

- NZa brengt extra verruiming aan voor zorg op afstand

- Mag ik ook videoconsulten declareren als gewone consulten

- Zorg op afstand; hoe declareer je dat?

- NZa draagt bij aan het oplossen van knelpunten in de langdurige zorg

Kern van het verhaal: De NZa wil eventuele belemmeringen voor zorglevering (passende zorg) wegnemen. De NZa spoort alle partijen in de zorg aan om de geboden ruimte in deze tijd van crisis optimaal te benutten.

Urenregistratie - Tijdsregistratie bij afwezigheid cliënten (Ons Administratie)

Zorgorganisaties zien dat cliënten de zorg afzeggen vanwege het Coronavirus. Zij verwachten dat zij t.z.t. gecompenseerd kunnen worden voor deze gederfde inkomsten.

Directe uren registratie bij uitval zorgmoment door het Coronavirus

Hier zijn tal van scenario's te bedenken, bijvoorbeeld zorgmomenten die door de cliënt afgebeld worden i.v.m. angst voor Corona of dagbesteding die geannuleerd wordt, maar wel/niet gedeclareerd mag worden. Afhankelijk van de afspraken met financiers mag deze tijd wel of niet gedeclareerd worden. Dit is maatwerk en mocht je hier niet uit komen, neem gerust contact op met een consultant of Infopunt om te ondersteunen bij de gewenste oplossing.

Richt een directe uursoort met een naam als 'Pandemie' of 'Coronavirus' in. De geplande of reeds geregistreerde zorg moet vervolgens omgezet worden naar deze uursoort. Afhankelijk van de afspraken met de financiers koppel je deze uursoort aan bepaalde legitimaties (maatwerk per zorgorganisatie).

Indien de uren niet gefactureerd moeten worden dan kan dit ingericht worden conform het principe van 'Als geen legitimatie declareer als..'.

Zorg waarbij de cliënt tijdelijk afwezig is registreren

Tijdelijk uit zorg via Ons Planning

Wanneer de cliënt langere tijd geen zorg wenst te ontvangen, dan moet de cliënt uit de planning gehaald worden op de gebruikelijk werkwijze door de cliënt tijdelijk uit zorg te zetten in Ons Planning. De reden is niet expliciet aan te geven, maar er kan wel een tekstuele toelichting gegeven worden bij de tijdelijke afwezigheid.

Tijdelijk uit zorg via Ons Administratie

Voor het tijdelijk uit zorg zetten van de cliënt in Ons Administratie wegens Corona / Pandemie heeft Nedap een aparte reden toegevoegd. Wanneer de cliënt uit zorg wordt gezet in Ons Administratie, dan kan dit middels de conflictsignalering overgenomen worden in Ons Planning. Het zorgarrangement in Ons Planning wordt dan afgesloten. Door expliciet de cliënt op deze manier uit zorg te zetten is later in beeld te brengen bij welke cliënten dit het geval was.

Specifiek voor Groepszorg

Voor Groepszorg geldt dat de noodzaak de cliënt uit de planning te halen kleiner. Er is immers geen medewerker aan de planning en registratie gekoppeld. Voor Groepszorg kan dus gekozen worden om, net als bij zorg die binnen 24 uur wordt afgezegd, op een apart uursoort te plannen en registreren. Zodoende hou je in beeld welke productie dit betreft, al dan niet declarabel. Ook hier is het afhankelijk van afspraken met financiers of deze zorg gedeclareerd mag worden en op welk moment.

Indirecte tijd voor medewerkers

Door uitval van zorg kan het voorkomen dat medewerkers niet aan hun contracturen komen. Om deze tijd inzichtelijk te maken kan een indirect uursoort ingericht worden als 'Pandemie' of 'Coronavirus'. Het is afhankelijk van het beleid van de zorgorganisatie of deze tijd ook daadwerkelijk als 'Werktijd' ingericht moet worden. Als de medewerker vervangende administratieve werkzaamheden verricht dan ligt het voor de hand dat het werktijd is, maar als de medewerker in die tijd niet aan het werk is, dan ligt dit wellicht minder voor de hand. Ook dit is per zorgorganisatie te bepalen.

Versoepeling regelgeving voor 'Zorg op afstand'

Vraag: mag ik ook een videoconsult of telefonisch consult declareren als gewoon consult?

Antwoord: Ja, dit mag. Op dit moment kunt u al een digitaal consult in rekening brengen in plaats van een fysiek consult. Met het verruimen van de regels nemen wij alle belemmerende voorwaarden weg. Dit betekent dat u zorg op afstand ook in rekening kunt brengen zonder dat hiervoor een speciale prestatie bestaat of wanneer u niet precies voldoet aan de voorwaarden. U kunt dan een regulier consult declareren. Zie bron NZa.

Mogelijke Corona besmettingen in beeld (Ons Dossier)

Voor de registratie aan de cliëntkant

Tip hierbij om door te geven aan zorgmedewerkers op welke manier dit geregistreerd is en terug te vinden in Ons.

Tip 1: Registreren van COVID-19 verdenkingen en bevestigde gevallen via de voorbeeld vragenlijst van Nedap

Vanuit de beroepsvereniging voor Specialisten Ouderengeneeskunde, Verenso, bestaat het verzoek om besmettingen met het COVID-19 virus gestructureerd vast te leggen.
Nedap heeft hiervoor twee vragenlijsten voor Ons Dossier beschikbaar gesteld. Deze vragenlijsten zijn gebaseerd op de wensen van Verenso. Aan de hand van de vragenlijsten kunnen Specialisten Ouderengeneeskunde de voor COVID-19 kenmerkende symptomen gestructureerd registreren.

Gebruik maken van de vragenlijst?

Er zijn twee vragenlijsten gemaakt; een voor de initiële inventarisatie en een voor het invullen van de follow-up na 14 dagen. Volg onderstaande stappen:

Vragenlijsten configureren

• Download de vragenlijsten (ZIP-bestand) en pak deze uit.
• Importeer de vragenlijsten (XML-bestanden) in Ons Dossier.
• Configureer de vragenlijstsignaleringen in de Kwaliteitsmonitor. Stel deze in voor de COVID-19-initieel vragenlijst (en niet voor de Follow-up vragenlijst) Bekijk de handleiding.

Vragenlijsten gebruiken

1. Is er een mogelijke COVID-19 verdenking? Voeg bij de cliënt de COVID-19-initieel vragenlijst toe.
2. Vul de COVID-19-initieel vragenlijst in.
3. Activeer de COVID-19-initieel vragenlijst als de testresultaten binnen zijn.
4. Optioneel: Voeg de vragenlijst Follow-up alvast toe bij de cliënt, maar laat deze nog in concept staan.
5. Zodra na 14 dagen een signalering verschijnt dat de vragenlijst vernieuwd dient te worden kan de zorgverlener de Follow-up vragenlijst invullen, die (optioneel) al in conceptstatus aanwezig is.

Ook zijn rapporten te genereren van de ingevulde vragenlijsten. D.w.z.:

• Via de standaard vragenlijstrapportage uit Ons;
• Via Infogrip. D.w.z. via onze rapportagetool kunnen we bv per locatie, afdeling en gebied in beeld brengen hoeveel besmettingen er zijn en wat het verloop is van deze besmettingen in de tijd: Hersteld,  Nog steeds symptomen, Opgenomen in ziekenhuis en Overleden.

Tip 2: Aanduiding als medische notitie

Het is mogelijk om in een medische notitie aan te geven of de cliënt besmet is. Deze notities zijn enkel zichtbaar in de Ons Dossier app, maar niet in de Nedap Ons app.

Tip 3: Aanduiding als notitie in de planning en de Ons Dossier app

Als workaround is het mogelijk om met een niet-medische notitie* aan te duiden of er speciale maatregelen genomen moet worden bij de cliënt (bijvoorbeeld druppelisolatie). Je kunt per notitie selecteren of deze ook zichtbaar moet zijn op de looplijst en de Ons Dossier app. Hierdoor kunnen ook thuiszorgmedewerkers de actuele status op afstand inzien.
* Met een 'niet-medische notitie' wordt een notitie bedoeld die in Ons Administratie is ingevoerd op het administratief overzicht.

Let op: gebruik maken van een niet medische notitie zorgt ervoor dat deze aantekening een groot bereik heeft; iedere zorgmedewerker met basis inzage kan hierbij.

Tip 4: Vastleggen als vertrouwelijke + gemarkeerde rapportage

Vastleggen als vertrouwelijke rapportage, afhankelijk wie dit in kan voeren in het dossier afspraken maken. Vertrouwelijk = niet zichtbaar in Caren. Gemarkeerd = zichtbaar op Medisch overzicht.
Geef duidelijk aan aan de zorgmedewerkers dat ze kunnen zoeken op 'corona' binnen de dossier rapportages. Voordeel hiervan is dat het enkel door zorg in te zien is. Nadeel is dat de rapportage kan verdwijnen naar de achtergrond.

Plannen en roosteren (Ons Planning)

Hoe kan je Ons Planning in deze tijd nog slimmer gebruiken?

Tip 1: Gebruik de flexpool functionaliteit juist nu!

Maak je nog geen gebruik van de flexpool in Ons? Dan is dit een heel handig middel in deze tijd. Deze functionaliteit is gemaakt om alle openstaande diensten te verzamelen op een apart planbord en alle medewerkers die aan dit planbord gekoppeld zijn (in deze tijden kan dat ook iedereen uit de zorg zijn!) kunnen de openstaande diensten via Ons Medewerkerportaal zien.

Zo kan een medewerker vanuit huis of via mobiel reageren op diensten die open staan:

Belangrijk hierbij is dat je een aantal dingen inricht:

• De flexfunctionaliteit laat inschakelen;
• De deskundigheden goed inricht (hiërarchie in Ons Planning);
• Instructie verzorgt aan alle medewerkers, daar kan Infozorg mee ondersteunen via instructiemateriaal en filmpjes.

De flexpool kan je organisatieoverstijgend inrichten maar ook per locatie of per regio (wat voor jullie handig is).

Tip 2: (Extra) Beschikbaarheid laten aangeven door de medewerkers

Via Ons Medewerkerportaal kunnen medewerkers hun (on)beschikbaarheid aangeven. Deze functionaliteit wordt niet altijd gebruikt (heeft zo zijn beperkingen), maar kan in deze tijd juist heel handig zijn wanneer je wilt weten welke medewerkers juist 'extra' willen werken. Zo kan de medewerker zelf doorgeven voor bv komende weken wanneer hij/zij graag extra wenst te werken naast de geplande diensten. De rooster ziet dit terug in het rooster en kan dit meenemen bij het oplossen van de openstaande diensten. Het maakt het plannen en roosteren in deze tijd efficiënter!

Vragen of mis je een casus waar jullie juist nu mee stoeien?

Deel die aub met ons! Uiteraard zijn er meer tips en trucs te bedenken en deze blijven wij ook aanvullen op basis van jullie input.

Hopelijk kunnen jullie vooruit met deze tips! Kom je er niet uit of heb je nog vragen, neem gerust contact op met een consultant of Infopunt en dan helpen wij jullie ook in deze tijd graag verder. Laten we blijven samenwerken!